11 Mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho các nhà quản lý văn phòng bận rộn



mẹo quản lý thời gian cho người quản lý văn phòng

Hãy dừng tôi lại nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc…



Bạn đến văn phòng sớm với mọi ý định làm tan nát cả ngày, và có thể ra ngoài đúng giờ một lần. Bạn thực hiện một cách nghiêm túc danh sách việc cần làm của mình và nhận được một số mục đầu tiên.

Nhưng khoảng 9:30, sự gián đoạn bắt đầu xảy đến - sếp của bạn cần bạn thực hiện một công việc vặt nhanh chóng, một vị khách không báo trước cần chú ý, đồng nghiệp của bạn cần giúp khởi động lại máy tính của cô ấy.

david s. bí ngô hoạt hình halloween đặc biệt

Điều tiếp theo bạn biết đó là 4:45 chiều và kỳ diệu là bạn có nhiều việc trong danh sách việc cần làm hơn so với khi bạn bắt đầu.



Thời gian đặc biệt thiếu đối với các nhà quản lý văn phòng, một nhóm ngày càng được yêu cầu làm nhiều hơn với ít hơn.

Đây là một phát hiện chính trong Báo cáo State of the Office Manager năm 2018 , một nghiên cứu đầu tiên thuộc loại này về hàng trăm Giám đốc Văn phòng đại diện cho gần 70 ngành công nghiệp khác nhau. Khi được yêu cầu nêu tên những thách thức hàng đầu của họ, các nhà quản lý văn phòng thường trả lời “khối lượng công việc dày đặc / không đủ thời gian” (37,5%).

Điều này đúng mặc dù thực tế là các Giám đốc Văn phòng có xu hướng làm việc nhiều giờ. Gần một nửa số người được hỏi cho biết trung bình làm việc hơn 8 giờ một ngày. 14% đã sử dụng 10 giờ mỗi ngày.



Việc thiếu thời gian này không phải là điều đáng ngạc nhiên khi bạn xem xét phạm vi của Người quản lý văn phòng đã tăng lên bao nhiêu trong những năm gần đây. Các Giám đốc Văn phòng được giao nhiệm vụ không chỉ với các chức năng hành chính, mà còn với việc lập kế hoạch sự kiện, phát triển văn hóa, giới thiệu và các nhiệm vụ khác theo truyền thống có thể thuộc về nhân sự, tài chính hoặc hoạt động.

(Tái bút - Nếu bạn là Người quản lý văn phòng hoặc Trợ lý, tham gia Nhóm FB riêng của chúng tôi tại đây . Đó là một nơiđể kết nối, cộng tác và chia sẻ lời khuyên về cách vượt qua nhiều thách thức mà bạn phải đối mặt trong vai trò của mình.)

Vì vậy, đối với người quản lý văn phòng, kỹ năng quản lý thời gian của chuyên gia là điều cần phải có cho bất kỳ ai muốn thể hiện xuất sắc vai diễn này.

Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các thủ thuật hack thời gian dành cho Người quản lý văn phòng này - những thủ thuật đã được thử nghiệm và thực sự từ những Người quản lý văn phòng thành công và dày dạn nhất thế giới. Chúng tôi đã chia chúng thành một vài danh mục để giúp bạn tìm thấy những thứ mình cần dễ dàng hơn - và hy vọng bạn sẽ tiết kiệm được một chút thời gian!

Cách tốt nhất để tạo, theo dõi và giám sát các đề xuất trong bài đăng này là sử dụng một phần mềm năng suất như thứ hai .

Gif thứ hai

Quản lý Tổ chức & Nhiệm vụ

Đầu tư một phần nhỏ thời gian của bạn trả trước vào tổ chức có thể trả cổ tức lớn sau này (và giúp bạn đỡ đau đầu hơn).

Ngay cả khi bạn cho rằng mình khá có tổ chức, đây là một số mẹo nâng cao.

1. Lên lịch trước cho tuần của bạn

'Không lập kế hoạch là lập kế hoạch thất bại.'

Với tư cách là những người quản lý văn phòng, đây không chỉ là một câu nói truyền động lực - đó còn là một phương châm sống.

Tối thiểu, bạn nên lên kế hoạch cho lịch của mình vào đêm hôm trước để đảm bảo rằng bạn đã bắt đầu chạy ngay từ đầu vào buổi sáng.

Bạn muốn tiết kiệm thời gian hơn nữa? Lên kế hoạch trước cho cả tuần của bạn.

sắp xếp lịch

Không tốn nhiều công sức, lập kế hoạch hàng tuần cho phép bạn xem nhanh và chỉnh sửa lịch của mình vào cuối mỗi ngày làm việc (thay vì bắt đầu lại từ đầu vào mỗi buổi tối).

bó bột của bàn chân nhỏ

Nó cũng giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch một cách tổng thể, kết nối các hoạt động hàng ngày và hàng tuần của bạn với các mục tiêu dài hạn. Đó là bởi vì lập kế hoạch hàng ngày có xu hướng giúp bạn tập trung vào cây cối, trong khi lập kế hoạch hàng tuần cho phép bạn ngẩng cao đầu và nhìn thấy toàn bộ khu rừng.

Chiều thứ Sáu hoặc tối Chủ nhật thường là thời gian tốt nhất để lập kế hoạch hàng tuần, khi bạn không bị phân tâm bởi các email đến.

2. Ưu tiên với các kết quả quan trọng

Kết quả quan trọng là một hệ thống Dcbeacon Giám đốc điều hành Sean Kelly đã phát triển trong những ngày đầu của cuộc hành trình kinh doanh của mình như một cách để duy trì nhiệm vụ khi ông và các đối tác kinh doanh của mình đang cố gắng tự mình hoàn thành những việc lớn (nghĩa là không ai ngoài bản thân họ phải chịu trách nhiệm).

Việc thực hành đã phục vụ anh ấy rất tốt nên anh ấy đã giữ nó tại Dcbeacon, nơi nó đã giúp hình thành văn hóa tăng trưởng và trách nhiệm giải trình triệt để của công ty.

Nó hoạt động như thế này:

Kết quả quan trọng chia nhỏ các mục tiêu lớn hàng quý hoặc hàng năm đó thành các nhiệm vụ hàng tuần và hàng ngày để bạn dành thời gian làm việc với các hoạt động đòn bẩy cao sẽ thúc đẩy mục tiêu của bạn về phía trước. Theo thiết kế, hàng ngày của bạn luôn theo dõi trở lại những mục tiêu lớn hơn đó.

Kết quả quan trọng bước 4

Kết quả quan trọng cũng có một lợi thế ít rõ ràng hơn. Bạn biết danh sách việc cần làm được chia thành từng khoản của mình dài 50 dòng không? Bạn sẽ không bao giờ hoàn thành công việc đó trong một ngày, điều đó có nghĩa là bạn sẽ luôn kết thúc một ngày với cảm giác như thể bạn đã không hoàn thành được mọi việc.

Ngay cả khi bạn có 10 việc cần làm hàng ngày, vào một ngày đẹp trời, bạn có thể hoàn thành bảy việc trong số đó.

Và thực sự - đó là một thành tích tuyệt vời! Bạn đã nghiền nát bảy mục quan trọng. Nhưng bởi vì bạn có mười mục trong danh sách của mình, bạn vẫn sẽ cảm thấy như bạn chưa hoàn thành những gì bạn đặt ra để hoàn thành.

Chỉ cần tập trung vào ba nhiệm vụ hàng ngày, bạn sẽ hoàn thành mỗi ngày với sự hài lòng khi biết rằng bạn đã hoàn thành ba hoạt động có đòn bẩy cao nhất của mình.

Đây là lời giải thích chuyên sâu hơn về cách hệ thống Kết quả Quan trọng hoạt động, cùng với mẫu bảng tính mà bạn có thể tải xuống cho bạn và nhóm của mình.

3. Sử dụng Notepad Kiểu Docket Hàng ngày

Mẹo này đến từ OM extraordinaire Windi từ Indiana:

“Việc chuyển từ danh sách việc cần làm truyền thống sang sổ ghi chú hàng ngày đã rất hữu ích cho tôi.”

bó bột của bàn chân nhỏ

Sổ ghi chú hàng ngày không chỉ cho phép bạn xem cả ngày của mình trên một trang mà còn tách biệt các cuộc hẹn, việc vặt, nhiệm vụ và ghi chú để giữ mọi thứ được ngăn nắp. Nó đơn giản nhưng hiệu quả.

Windi đồng ý:

“Tôi thích rằng nó giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và theo dõi các hạng mục và lời nhắc cho người và ủy ban mà tôi hỗ trợ.”

Cô ấy đề xuất bảng docket hàng ngày này từ InkWell Press .

4. Phần mềm quản lý tác vụ

Muốn đi không cần giấy tờ? Phần mềm quản lý công việc như thứ haiHive là hai nhiệm vụ kỹ thuật số rất phổ biến và phần mềm quản lý dự án điều đó có thể giúp việc theo dõi tiến độ các nhiệm vụ thiết yếu trở nên dễ dàng.

Heather, một Giám đốc văn phòng từ Los Angeles, giải thích:

ed westwick thành phố độc ác

“Thứ Hai rất hữu ích cho việc tổ chức những việc cần làm trong ngày / tuần / tháng, v.v. Hive đang rất háo hức tổ chức các hội nghị / sự kiện lớn của tôi. Cả hai công cụ đều có thể được sử dụng với những người khác trong nhóm của bạn, như một công cụ cộng tác. ”

Loại bỏ phiền nhiễu

Chúng tôi rất thích một câu nói ở đây tại Dcbeacon: nếu bạn muốn đi nhanh, bạn phải nhả phanh điện tử trước khi bạn có thể nhấn ga.

Nói cách khác, bạn không thể mong đợi hiệu suất cao nếu không loại bỏ những thứ đang kìm hãm bạn trước.

Khi nói đến năng suất, điều này có nghĩa là loại bỏ những phiền nhiễu. Dưới đây là cách giảm thiểu những phiền nhiễu đang giết thời gian của bạn mỗi ngày.

5. Sử dụng Hệ thống bán vé cho các yêu cầu đến

Một trong những thách thức lớn nhất đối với các Giám đốc Văn phòng là các thành viên trong nhóm từ khắp nơi trong tổ chức thường đến gặp bạn để giải quyết vấn đề của họ. Không chỉ khó theo dõi tất cả các yêu cầu gửi đến này, mà những gián đoạn liên tục này còn khiến bạn không thể hoàn thành công việc quan trọng.

Hệ thống bán vé giúp đảm bảo không có gì lọt qua các kẽ hở đồng thời cho phép đồng đội của bạn ghi lại yêu cầu của họ trong khi làm gián đoạn quy trình làm việc .

Quản lý văn phòng Norah là người thích sử dụng ZenDesk cho mục đích này.

“Tôi đã thiết lập ZenDesk để mọi người có thể gửi email cho tôi theo một địa chỉ email văn phòng đặc biệt và nó tạo ra một tấm vé trong ZenDesk,” cô giải thích. 'Bằng cách này, tôi có thể quản lý vé của mình và đánh dấu chúng là hoàn thành khi chúng hoàn thành!'

Nếu ZenDesk không phải là một lựa chọn tại công ty của bạn, thì đây là giải pháp DIY từ OM Megan.

“Tôi có [một bảng tính Excel] mà tôi giữ trên mạng mà tôi cập nhật.

Bất cứ khi nào ai đó gửi cho tôi email yêu cầu tôi hoàn thành việc gì đó, tôi sẽ đưa nó vào danh sách đó. Tôi đã thiết lập nó như những nhiệm vụ mà tôi có.

Ở trên cùng, tôi có các nhiệm vụ đang bị tạm giữ. Tôi có các nhiệm vụ định kỳ, trạng thái của chúng là gì, nhiệm vụ là gì, trạng thái của chúng là gì, khi nào đến hạn, ai chịu trách nhiệm, ai cần phải nộp cho và sau đó tôi có các nhiệm vụ đang trong quá trình xử lý . Tất cả mọi thứ đều có niên đại.

Mỗi tuần tôi làm một tờ mới để tôi có thể xem lại những tờ cũ.

Vấn đề chỉ là sự siêng năng và cập nhật nó. Điều tôi cũng làm là tôi sẽ in ra yêu cầu email bằng một email và tôi sẽ giữ đống giấy những việc cần làm. Sau đó, tôi sẽ so sánh nó với danh sách của mình để đảm bảo rằng nó ở đó và nó đã xong. '

Megan đủ hào phóng để cung cấp một mẫu excel mà bạn có thể sử dụng để thử hệ thống của mình cho chính mình. Bạn có thể tải mẫu đó tại đây .

6. Đặt điện thoại của bạn thành Thang màu xám

iphone màu xám

con quái vật với một tỷ lưng

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao những chấm thông báo nhỏ đó trên tất cả các ứng dụng của bạn lại có màu đỏ? Đó không phải là một sự ngẫu nhiên.

Các nhà sản xuất ứng dụng đã không ngừng thử nghiệm thiết kế của họ và biết rằng một chấm đỏ với một con số ở đó gần như không thể để chúng ta chống lại việc kiểm tra. Với nỗ lực tối đa hóa mức độ tương tác với các ứng dụng của mình, họ đã biến điện thoại thông minh của bạn thành cỗ máy phân tâm hiệu quả nhất thế giới một cách hiệu quả.

Tin tốt là có một cách dễ dàng để chống lại nó - đặt điện thoại của bạn ở chế độ thang độ xám.

Một điều buồn cười xảy ra khi số thông báo nhỏ đó trên ứng dụng Instagram của bạn có màu xám thay vì màu đỏ tươi. Bạn đột nhiên ít bị cám dỗ hơn khi tìm xem ai đã nhận xét về bài đăng mới nhất của bạn.

Đây là cách thực hiện cho iPhone .

7. Sử dụng Phương pháp Pomodoro

Đa nhiệm. Tất cả chúng ta đều rất kinh khủng.

Bộ não của chúng ta không được thiết lập để thực hiện nhiều hơn một nhiệm vụ phức tạp ở cấp độ cao. ( Nó là khoa học .)

Phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian giúp bạn cam kết thực hiện một nhiệm vụ trong khoảng thời gian có thể quản lý được - 25 phút. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một nhiệm vụ với hiệu suất cao trong thời gian trung bình từ 45-50 phút.

Đi đến cà chua-timer.com và thử nó cho chính mình.

hẹn giờ cà chua

8. Lên lịch cho sự phân tâm

Hãy đối mặt với điều đó, thật viển vông khi nghĩ rằng bạn sẽ không bao giờ nhấc điện thoại lên để xem phương tiện truyền thông xã hội, trang web tin tức yêu thích của bạn hoặc tin nhắn đến từ mẹ bạn.

Đừng khiến bản thân thất bại bằng cách đặt ra những kỳ vọng không thực tế cho bản thân. Thay vào đó, hãy sắp xếp thời gian để tham gia vào các hoạt động ít hiệu quả hơn một hoặc hai lần trong ngày, mỗi lần mười hoặc mười lăm phút.

Khi chúng tôi nói lịch trình, chúng tôi có nghĩa là thực sự đặt 'xem xét mạng xã hội' trong lịch của bạn. Hãy để cho bản thân sự phân tâm yêu thích của bạn ngay bây giờ và nhiều lần sẽ khiến nó ít bị cám dỗ hơn và giúp bạn làm việc trong phần lớn thời gian trong ngày.

Giao tiếp

Gần đây tôi đã tham gia một cuộc phỏng vấn với Seth Epstein , một trong những nhà lãnh đạo sáng tạo hàng đầu ở Los Angeles, và anh ấy đã nói điều gì đó thực sự gây được tiếng vang - về bất kỳ vấn đề nào trong cuộc sống hoặc kinh doanh đều có thể được giải quyết bằng cách giao tiếp tốt hơn.

hãy quên tôi đi, không phải chàng trai của gia đình

Các vấn đề mà Người quản lý văn phòng gặp phải thường không ngoại lệ. Nhiều thách thức mang tính hệ thống hoặc thậm chí không thể giải quyết thường có thể được khắc phục bằng cách giao tiếp tốt hơn. Dưới đây là một số mẹo giao tiếp giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian về lâu dài cho bạn.

9. Sử dụng Slack để liên lạc nội bộ

Ứng dụng nhắn tin nội bộ có một số lợi thế khác biệt so với email để liên lạc nội bộ, bao gồm tính dễ sử dụng, tính minh bạch cao hơn và tích hợp với rất nhiều ứng dụng của bên thứ ba. Chúng là một cách tuyệt vời để loại bỏ các kho chứa thông tin mà email có xu hướng tạo ra.

Giám đốc văn phòng Norah đề xuất Slack:

“Chúng tôi sử dụng Slack rất nhiều và nó rất tốt cho các nhiệm vụ giao tiếp và ủy quyền nhanh chóng.”

chùng _-_ ăn nhẹ

10. Phấn đấu cho sự rõ ràng

Nó có vẻ giống như lẽ thường, nhưng chúng tôi đã nghe điều này lặp đi lặp lại từ Người quản lý văn phòng - hãy đảm bảo rằng các kỳ vọng và kết quả rõ ràng ngay từ đầu. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài.

Nó thực sự đơn giản như đặt câu hỏi bất cứ khi nào có điều gì đó không hoàn toàn rõ ràng.

Một câu châm ngôn tuyệt vời khác: Các vấn đề không trở nên tốt hơn theo tuổi tác. Nếu một dự án bắt đầu cảm thấy quá tải, đi chệch hướng hoặc không hoạt động, hãy làm điều gì đó sớm muộn hơn.

Về lâu dài sẽ luôn giúp bạn tiết kiệm thời gian để trình bày điều gì đó với sếp sớm hơn là muộn hơn.

11. Chỉ nói không

Bao nhiêu lần một ngày bạn bị ai đó trong tổ chức của bạn làm gián đoạn công việc, người cần trợ giúp về việc gì đó ngay bây giờ? Bao lâu thì họ dừng lại để xem xét rằng bạn có thể đang làm việc gì đó quan trọng?

Tôi cá rằng những câu trả lời đó là “rất nhiều” và “không bao giờ”.

Những gián đoạn kiểu này có lẽ là cách phổ biến nhất khiến Người quản lý Văn phòng đi chệch hướng và cuối cùng lãng phí thời gian để cố gắng tập trung lại.

Việc trở thành một người đàn ông hoặc phụ nữ “có” có thể bị cám dỗ và nói đồng ý với mọi thứ theo bản năng, nhưng nói không với những yêu cầu không đóng góp vào các mục tiêu quan trọng của sứ mệnh là điều cần thiết tuyệt đối - và có thể là một cứu cánh khi nói đến quản lý thời gian.

Tiền thưởng miễn phí: Nhận phiên bản PDF của Báo cáo trạng thái năm 2018 của người quản lý văn phòng . Chúng tôi đã khảo sát 572 Giám đốc Văn phòng để phát hiện ra 10 điều bạn có thể sử dụng để đạt được mục tiêu và vượt qua thách thức. Ngoài ra, hãy tìm hiểu những Người quản lý văn phòng khác đang được trả lương (và cách bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn)!

Bạn đã phát triển những mẹo và thủ thuật nào để lấy lại thời gian của mình? Chia sẻ chúng trong các bình luận bên dưới!